Conditions générales

1. Informations juridiques

1.1

Chaque fournisseur de services juridiques, y compris HBSV Advocaten, est tenu de vous fournir certaines informations :

HBSV Advocaten est une association d’avocats qui fournit ses services sous la forme d'une Besloten Vennootschap (BV) soit en Français Société à Responsabilité Limitée (SRL) de droit belge et qui est établie au Jordaenskaai 16/001, 2000 Anvers, et connue à la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro 0578.994.384.

HBSV Advocaten BV est joignable pendant les heures de bureau via :

E-mail : secretariaat@hbsv-law.be
Telefoon : 03 206 78 78

1.2

Les avocats du HBSV sont affiliés à l'Ordre des Barreaux Flamands (OVB). À ce titre, ils doivent respecter les règles professionnelles de ce Barreau, à savoir, entre autres, ses obligations déontologiques selon le Code de déontologie : le secret professionnel, l'indépendance et la partialité, l'utilisation d'un compte de tiers et la formation continue par le biais de la formation permanente.

Les règles professionnelles et le code de conduite des avocats peuvent être consultés sur le site web de l'Ordre des barreaux flamands : www.advocaat.be.

2. Applicabilité

2.1

Les présentes conditions générales s'appliquent à tous les services fournis par le cabinet HBSV Advocaten BV, ses associés, ses employés, ses stagiaires et toutes les personnes travaillant pour le compte du cabinet ou en collaboration avec lui, et à tous les contrats conclus avec eux, sauf convention écrite contraire, auquel cas les conditions générales ne s'appliquent que dans la mesure où elles ne s'écartent pas de ce qui est stipulé dans ledit contrat.

HBSV Advocaten BV se réserve le droit d'amender et/ou de modifier ses Conditions générales à tout moment.

2.2

Les Conditions générales sont communiquées à un nouveau client au plus tard lors de l'ouverture du premier dossier, ou à tous les clients existants au plus tard le 1er mars de chaque année. Si le client n'émet aucune réserve après avoir reçu les Conditions générales, celles-ci sont réputées acceptées par le client. En cas de résignation, les présentes Conditions générales prévalent sur les conditions générales du client.

2.3

En cas de contradiction entre les conditions générales du client et les conditions générales de HBSV Advocaten BV, ces dernières prévalent, sauf accord écrit contraire.

2.4

Les présentes Conditions générales complètent les conditions particulières énoncées dans l'accord de coopération et/ou la confirmation de dossier. En cas de contradiction entre les conditions, les conditions particulières priment.

3. Contrat

3.1

Le contrat n'est conclu que lorsque HBSV Advocaten BV a confirmé qu'elle accepte le client d'entrer dans une relation avocat-client durable, ou qu'elle a confirmé qu'elle accepte le dossier.

Pour chaque nouveau dossier, le client adresse une demande de dossier écrite à HBSV Advocaten BV.

Il existe toujours une relation contractuelle entre le client et HBSV Advocaten BV, même si le client n'a un contrat qu'avec un ou plusieurs avocats particuliers au sein de HBSV Advocaten BV.

Les obligations de HBSV Advocaten BV ne sont pas des obligations de résultat mais des obligations de moyens, sauf convention contraire expresse et écrite entre les parties.

3.2

HBSV Advocaten BV a toujours le droit de modifier les conditions particulières si les circonstances entre la conclusion du contrat et son exécution ont changé au point que HBSV Advocaten BV ne peut plus remplir ses obligations, délai ou prix aux mêmes conditions.

HBSV Advocaten BV en informera le client par écrit. Si le client n'est pas d'accord avec les conditions modifiées, il doit faire part de ses observations par écrit à HBSV Advocaten BV dans un délai de 5 jours civils à compter de la réception de la modification. Passé ce délai, le client est réputé avoir accepté les conditions modifiées.

Les parties peuvent se consulter sur les conditions modifiées. Si les parties ne parviennent pas à un accord, le litige peut être soumis au tribunal compétent ou l'accord peut être résilié d'un commun accord moyennant une indemnisation complète des services déjà fournis par HBSV Advocaten BV.

3.3

Si le client passe un contrat avec un avocat particulier au sein de HBSV Advocaten BV, cet avocat a la possibilité de confier des missions et des affaires à n'importe quel avocat faisant partie de HBSV Advocaten BV, sans que le client puisse s'opposer à cette décision.

4. Honoraires et frais, facturation et paiement

4.1

HBSV Advocaten BV détermine ses honoraires en fonction de l'expérience et des connaissances des avocats qui traitent le dossier, ainsi que des caractéristiques du dossier. HBSV Advocaten BV communique les honoraires au début de la relation avocat-client.

HBSV Advocaten BV vérifie l’honoraire fixe pour chaque demande de dossier et informe le client par écrit si un honoraire différent sera appliqué pour ce dossier.

Le client est présumé avoir accepté la proposition d'honoraires s'il ne le notifie pas par écrit à HBSV Advocaten BV dans les 5 jours ouvrables suivant la notification écrite.

4.2

Les honoraires seront calculés sur la base d'un taux horaire fixe, sous réserve de la notification d'un taux forfaitaire par dossier, ou d'autres modalités de rémunération. HBSV Advocaten BV se réserve le droit de facturer, dans certains cas, une commission de succès en plus de l'honoraire. HBSV Advocaten BV appliquera un taux horaire de 150 % du taux de base pour les travaux urgents, les travaux de nuit et/ou de week-end. Les honoraires communiqués s'entendent toujours hors TVA.

HBSV Advocaten BV se réserve le droit de facturer des frais de bureau à hauteur de 10 % du montant de la facture. Si des coûts extraordinaires surviennent et ne sont pas couverts par les honoraires du bureau, ils seront communiqués par écrit au client à l'avance.

Les coûts résultant du recours à des tiers seront toujours facturés séparément si ces tiers ne facturent pas directement le client.

4.3

HBSV Advocaten BV a le droit de demander une provision au client pour chaque demande de dossier et pendant l'exécution des services. Si la provision n'est pas payée à temps et/ou dans son intégralité, HBSV Advocaten BV a le droit de suspendre ses fonctions ou de mettre fin à la relation avocat-client par notification écrite et sans être redevable d'une quelconque indemnité, sans préjudice du droit de HBSV Advocaten BV à une indemnisation.

Les provisions payées seront toujours déduites de la facture finale du dossier.

4.4

HBSV Advocaten BV fournira toujours au client une facture finale lors de la clôture d'un dossier. Le client a le droit de demander un récapitulatif des prestations. HBSV Advocaten BV se réserve le droit d'envoyer des factures intermédiaires dans des dossiers à long terme.

Les factures sont toujours payables dans les 14 jours.

Toutes les factures sont envoyées au client sous forme numérique par courrier électronique, sauf si le client ne fournit pas d'adresse électronique ou demande expressément une facture par courrier postal.

4.5

Toute contestation des factures/provisions doit être notifiée par écrit dans les 15 jours suivant la date de facturation. En cas d'absence, la facture/la provision sera considérée comme acceptée.

À défaut de paiement à temps au plus tard à la date d'échéance par le client-entreprise, alors de plein droit et sans autre mise en demeure sera dû un intérêt de retard égal à l'intérêt prévu à l'article 5 de la loi sur les retards de paiement en date du 02/08/2002. De plus, des dommages-intérêts forfaitaires de 10 %, avec un minimum de 250,00 EUR, seront dus. Toutes les factures non encore échues deviendront immédiatement exigibles. Toute modalité de paiement accordée par écrit devient caduque de plein droit dès que HBSV Advocaten BV est tenue de procéder au recouvrement par voie judiciaire en raison d'un défaut de paiement persistant ou que la solvabilité du client-entreprise semble compromise.

Si le paiement n'est pas effectué au plus tard à la date d'échéance, le client-consommateur recevra une mise en demeure écrite lui accordant un dernier délai de 14 jours pour effectuer le paiement. Si le consommateur reste en défaut de paiement dans ce délai, alors de plein droit et sans autre mise en demeure sera dû un intérêt de retard égal à l'intérêt prévu à l'article 5 de la loi sur les retards de paiement en date du 02/08/2002. En outre, une augmentation forfaitaire sera due pour un montant de :

-20,00 EUR pour les montants inférieurs ou égaux à 150,00 EUR ;

-30,00 EUR + 10 % du montant de la facture pour les montants compris entre 150,01 EUR et 500,00 EUR ;

-65,00 EUR + 5 % du montant de la facture pour les montants supérieurs à 500,01 EUR ;

avec un maximum de 2.000,00 EUR et une majoration liée aux intérêts.

Des frais de 7,50 EUR seront facturés pour chaque rappel supplémentaire par courrier recommandé.

HBSV Advocaten se réserve le droit de suspendre ses services si la facture n'est pas payée à temps. En cas de non-paiement malgré plusieurs rappels, HBSV Advocaten se réserve le droit de mettre fin à la relation avocat-client pour la totalité ou la partie non encore réalisée.

5. Résiliation

5.1

Conformément à la déontologie de la profession d'avocat, le client peut mettre fin à la relation avocat-client à tout moment, par écrit et sans donner de raison. Le décompte des honoraires et des frais pour tous les services rendus et les coûts avancés jusqu'à la date de résiliation devient alors immédiatement exigible.

5.2

HBSV Advocaten BV se réserve le droit de mettre fin à la relation avocat-client avec effet immédiat lorsque, entre autres :

- Le client ne s'acquitte pas de son obligation de paiement, après un rappel ;
- Un abus de confiance a été commis ;
- Un conflit d'intérêts ou une autre problématique déontologique se pose.

HBSV Advocaten BV veillera, dans la mesure du possible, à ce que la résiliation du contrat ne cause aucun préjudice au client.

6. Coopération entre le client et le service HBSV Advocaten BV

6.1

Le client fournira ponctuellement et pendant toute la durée de la mission, le cas échéant à la demande de l'avocat, toutes les informations utiles à l'avocat chargé de la mission.

Le client garantit l'exactitude, l'exhaustivité et la véracité des informations et des documents qu'il fournit à l'avocat. HBSV Advocaten BV n'est pas tenue de vérifier l'authenticité ou la régularité des dossiers et documents qui lui sont soumis, ni l'exactitude des données qui lui sont communiquées, mais elle a le droit de le faire.

HBSV Advocaten BV fait valoir son secret professionnel déontologique. Les informations et documents reçus ne seront donc communiqués à des tiers que sous réserve de l'accord du client.

Si le client ne fournit pas la coopération nécessaire comme convenu, HBSV Advocaten BV se réserve le droit de mettre fin à la relation avocat-client.

6.2

Les services de HBSV comprennent tous les services habituels que l'on peut attendre d'un avocat, tels que (sans s'y limiter) les conseils, l'assistance à la médiation et l'assistance aux procédures.

Les parties conviennent que, sur la base de la mission décrite, les pouvoirs de HBSV ne doivent pas être interprétés de manière restrictive. HBSV est libre de prendre toutes les initiatives et d'accomplir tous les actes qu'elle juge utiles ou nécessaires à l'exécution de sa mission et à la représentation des intérêts du client.

Le sujet exact de la mission peut être modifié ou élargi au cours du service. Cette adaptation/prorogation peut être attestée par la correspondance, l'acceptation des prestations ou le paiement des factures/provisions.

6.3

HBSV Advocaten BV informe sans délai le client de l'exécution de la mission et de l'avancement du traitement de l'affaire. La communication avec le client se fera par l'intermédiaire de l'adresse électronique fournie.

6.4

Si l'exécution du mandat nécessite le recours à un huissier de justice ou à un traducteur, le client en laisse le choix à HBSV. Il en va de même pour l'exécution de tâches simples (dépôt d'un acte de procédure, comparution à une audience (préliminaire), ...) par un avocat local.

HBSV ne fera appel à d'autres tiers, tels que des experts notaires ou des comptables, choisis en concertation avec le client, qu'avec l'accord exprès de ce dernier.

7. Protection des droits d'auteur

7.1

Le client n'est pas autorisé à reproduire, divulguer ou utiliser de quelque manière que ce soit les conseils, notes, contrats, pièces de procédure, documents et tout autre travail intellectuel préparé par HBSV Advocaten BV, quelle qu'en soit la forme, lui-même ou avec l'aide de tiers, sans son accord écrit préalable.

8. Obligation d’identification

8.1

Le volet préventif de la législation antiblanchiment (Loi du 11 janvier 1993 relative à la prévention de l'utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme, M.B. 9 février 1993) est également déclaré applicable à la profession d'avocat. À cet égard, il est fait référence en particulier aux articles 3, 7, 26 et 44 de la Loi du 11 janvier 1993.

La législation antiblanchiment vise à freiner les diverses activités de blanchiment d'argent. Les avocats doivent remplir un certain nombre d'obligations administratives et déclarer certaines transactions dans le cadre du volet préventif.

8.2

En vertu d'une obligation légale d'identification, l'avocat est tenu de vérifier l'identité du client. À la première demande, le client fournira tous les détails d'identité demandés sur la base de documents officiels, y compris, le cas échéant, les détails de ses mandataires.

Les transactions déterminées suspectes doivent être signalées au bâtonnier, qui transmet l'information à la Cellule de traitement des informations financières. En principe, cette obligation de déclaration ne s'applique pas dans le cadre d'un litige (potentiel) ou de la détermination d'une position juridique. Il est interdit à l'avocat et au bâtonnier d'informer le client que des informations ont été communiquées ou qu'une enquête est en cours.

8.3

HBSV Advocaten BV peut toujours demander à lire la carte d'identité du client ou de son mandataire.

9. Traitement des données personnelles et des dossiers

9.1

HBSV Advocaten BV archive le dossier après l'achèvement de chaque mission et le conserve pendant une période de cinq ans. Après la période de cinq ans susmentionnée, le dossier sera définitivement détruit.

Les documents originaux peuvent être renvoyés au client et doivent être archivés par lui si nécessaire.

Le client déclare avoir pris connaissance et reçu une copie de la dernière déclaration de confidentialité publiée sur le site web (https://www.hbsv-law.be/fr/declaration-de-confidentialite).

9.2

Le client autorise expressément HBSV Advocaten BV à traiter les informations mentionnées à l'article 6 et, le cas échéant, les données à caractère personnel, les données relatives aux condamnations pénales et aux infractions pénales et les catégories particulières de données à caractère personnel qui y seraient incluses, pour une ou plusieurs finalités bien définies telles que décrites dans l'objet du service à l'article 6.

HBSV Advocaten BV se réserve également le droit de traiter ces informations aux fins de ses intérêts légitimes ou de ceux de tiers, de l'exercice du droit fondamental à la liberté d'expression ou d'information et/ou de l'introduction, de l'exercice ou du fondement de demandes en justice.

9.3

Le client a le droit d'envoyer une demande d'inspection, de correction, de suppression, de transfert de ses données personnelles ou une demande de retrait de son consentement ou de son objection au traitement de ses données personnelles à HBSV Advocaten BV par courrier électronique à hbsv@hbsv-law.be avec comme sujet « GDPR ».

HBSV Advocaten BV s'engage à fournir au client une réponse motivée à sa demande dans un délai d'un (1) mois. En fonction de la complexité de la (des) demande(s) et du nombre de demandes, ce délai peut être prolongé de deux (2) mois supplémentaires si nécessaire. Cette réponse doit indiquer de manière motivée pourquoi l'avocat répond (ou ne répond pas) à la (aux) demande(s) du client.

Le cas échéant, l'avocat se réserve le droit de facturer des frais raisonnables en fonction des coûts administratifs liés à l'octroi de la (des) demande(s).

Si le client estime que HBSV a agi illégalement en ce qui concerne le traitement des données à caractère personnel, ou qu'il n'a pas respecté ou n'a pas suffisamment respecté la (les) demande(s) adressée(s) à HBSV Advocaten BV, le client peut déposer une plainte auprès de l'autorité nationale chargée de la protection des données.

10. Responsabilité et assurance

10.1

HBSV Advocaten BV n'est pas responsable des pertes ou dommages résultant d'informations ou de documents incorrects ou incomplets fournis par le client.

HBSV Advocaten BV n'est en aucun cas responsable de tout dommage survenu dans un dossier dans lequel l'évolution négative possible de la procédure a été communiquée.

HBSV Advocaten n'est en aucun cas responsable des dommages indirects.

10.2

HBSV Advocaten BV n'est pas responsable des dommages résultant des services fournis par des tiers sur lesquels elle s'appuie.

10.3

HBSV Advocaten BV a souscrit une assurance responsabilité professionnelle pour un montant de 2.500.000,00 EUR dans le cadre de la police de responsabilité professionnelle de premier niveau. Les conditions de cette politique seront communiquées au client gratuitement et à sa première demande.

La responsabilité de HBSV Advocaten BV et de ses avocats, tant contractuelle qu'extracontractuelle, envers le client et les tiers pour tout dommage, perte ou dépense, résultant directement ou indirectement des services, actes ou omissions de HBSV Advocaten BV, est en tout état de cause limitée au montant assuré, sauf en cas de faute intentionnelle ou de fraude pour les raisons suivantes.

Si l'assureur de la responsabilité professionnelle ne fournit pas de couverture pour quelque raison que ce soit, la responsabilité est limitée au montant des honoraires payés dans l'affaire concernée.

11. Varia

11.1

En cas de force majeure, les parties sont libérées de leurs obligations sans que cela n'entraîne une quelconque responsabilité pendant la durée de la situation de force majeure. On entend par force majeure toute circonstance indépendante de la volonté des parties qui empêche, retarde ou rend impossible l'exécution totale ou partielle du contrat et qui ne pouvait être raisonnablement prévue au moment de la conclusion du contrat. Si une partie est confrontée à une situation de force majeure, elle doit immédiatement en informer l'autre partie par écrit. La partie touchée par la force majeure s'efforcera de limiter autant que possible les conséquences de la situation de force majeure.

Les cas de force majeure sont considérés, sans s'y limiter, comme suite à tout événement causé par une situation telle que grève, lock-out, désordre, troubles civils/émeutes, attaque terroriste, menace terroriste déclarée ou non, guerre civile, intervention militaire, loi ou réglementation locale ou nationale imposée par un gouvernement ou une autre autorité, catastrophe naturelle épidémie et pandémie (y compris COVID-19), incendie, inondation, orage, tempête, tremblement de terre, éruption volcanique, vandalisme, manque de main-d'œuvre ou de moyens de transport, manque d'énergie ou d'eau, révocation ou fin de toute licence accordée à la société ou autres circonstances que les parties ne peuvent raisonnablement pas contrôler.

Un cas de force majeure financière ne donne cependant pas droit à un arrêt de paiement.

11.2

Toutes les informations confidentielles reçues par le client restent la propriété de HBSV Advocaten BV.

Les deux parties s'engagent à garder strictement secrètes les informations confidentielles de l'autre partie et à ne pas les divulguer à des tiers sans l'accord écrit préalable de l'autre partie. Cette obligation de confidentialité continue de s'appliquer après la résiliation du présent contrat, sauf accord écrit contraire entre les parties. Les parties s'efforceront raisonnablement de protéger les informations confidentielles et prendront les mesures de sécurité appropriées pour empêcher leur divulgation ou leur utilisation non autorisée.

En cas de résiliation du contrat, pour quelque raison que ce soit, ou sur simple demande, toutes les informations confidentielles seront immédiatement retransmises à la partie qui en a fait la demande.

11.3

Si une disposition des conditions générales est nulle en droit ou est déclarée nulle par décision de justice ou est ou devient à tout égard illégale, invalide ou inapplicable en vertu des lois de toute juridiction, les autres dispositions seront dissociables, ne seront pas modifiées et resteront en vigueur.

Si ces circonstances surviennent et entraînent un déséquilibre significatif dans les droits et obligations des parties, qui ne peut être résolu par l'application des autres dispositions du présent contrat, les parties négocieront de bonne foi pour formuler une clause qui reflète au mieux l'intention initiale des parties.

12. Litiges, droit applicable et juridiction compétente

12.1

Toute réclamation concernant les services de HBSV Advocaten doit être portée à l'attention de HBSV Advocaten par écrit dans les 15 jours calendrier de l'exécution de ces services et, au plus tard, dans les 15 jours calendrier de la facturation finale du dossier concerné.

Toute plainte doit être signalée par courrier électronique à l'adresse secretariaat@hbsv-law.be, à moins qu'une notification recommandée ne soit nécessaire. Toute notification à une autre adresse électronique ne sera pas considérée comme une notification écrite.

12.2

En cas de réclamation, le client n'a droit à aucune déduction ou compensation sur la provision ou le montant de la facture à payer.

12.3

Toute réclamation est prescrite à l'expiration d'un délai d'un an à compter de la date de la facture finale.

12.4

Les présentes conditions générales et tous les contrats sont exclusivement régis et interprétés conformément au droit belge.

12.5

En cas de litige concernant l'exécution ou l'interprétation des présentes Conditions générales ou de tout contrat entre les parties, ces dernières s'efforceront de trouver une solution à l'amiable.

À défaut de solution amiable, tout litige sera de la compétence exclusive du tribunal matériellement compétent de l'arrondissement judiciaire du siège social de HBSV Advocaten BV.